6.1会计凭证概述

（1）会计凭证的概念

会计凭证，简称凭证，是记录经济活动、明确经济责任的书面证明。会计凭证是登记账簿、进行会计监督的重要依据。正确填制和认真审核会计凭证是财务管理不可缺少的基础工作。

任何企业、事业和行政单位在从事任何一项经济活动时，都必须办理会计凭证，也就是由有关人员根据有关规定和程序填制和取得会计凭证，对整个经济活动过程做出书面记录。有关部门和人员要在会计凭证上盖章签字，表示对会计凭证的真实性、正确性与合法性负责。会计人员必须对已取得的会计凭证进行严格的审核，只有准确无误的会计凭证才能作为登记各种账簿的凭据。

出纳人员在核算企业发生的经济业务时，须按照业务的发生情况取得有关凭证，依据原始凭证编制记账凭证，在记账凭证的基础上登记账簿，编制出纳报告。

会计凭证是在会计工作中记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是用来登记账簿的依据。

会计主体办理任何一项经济业务，都必须办理凭证手续。由执行或完成该项经济业务的有关人员填制或取得会计凭证，详细说明该项经济业务的内容，并在会计凭证上签名或盖章，明确经济责任。填制或取得会计凭证后，要由有关人员进行审核，经审核无误，并由审核人员签章后，才可作为记账的依据。填制和审核凭证，是会计核算的专门方法之一。

会计凭证的填制和审核，对于如实反映经济业务的内容，有效监督经济业务的合理性、合法性，保证会计核算资料的真实性、可靠性，发挥会计在经营管理中的作用，具有重要意义。

填制和审核会计凭证作为会计核算的一项重要内容，在经营管理中具有重要作用。主要有以下四个方面的作用。

填制和审核会计凭证的作用

提供经济信息和会计信息会计人员可以根据会计凭证，对日常大量、分散的各种经济业务，进行整理、分类、汇总，并经过会计处理，为经营管理提供有用的会计信息监督、控制经济活动通过会计凭证的审核，可以检查经济业务的发生是否符合有关的法规、制度，是否符合业务经营、财务收支的方针和计划、预算的规定，以确保经济业务的合理、合法和有效性。监督经济业务的发生、发展，控制经济业务的有效实施，是发挥会计管理职能的重要内容提供记账依据会计凭证是记账的依据，通过会计凭证的填制、复核，按一定方法对会计凭证进行整理、分类、汇总，为会计记账提供真实、可靠的依据，并通过会计凭证的及时传递，对经济业务适时地进行记录加强经济责任制经济业务发生后，要取得或填制适当的会计凭证，证明经济业务已经发生或完成；同时要由有关的经办人员在凭证上签字、盖章，明确业务责任人。通过会计凭证的填制和审核，使有关责任人在其职权范围内各司其职、各负其责。

（2）会计凭证的分类

会计凭证的形状、格式、大孝繁简各不相同，并可以按照不同的标准予以分类，但其最基本的分类是按其填制程序和用途分类。会计凭证按其填制程序和用途，可分为原始凭证和记账凭证两大类。为了节约人力、物力和财力，在保证充分发挥会计凭证作用的前提下，这两种凭证也可以合二为一，实行原始凭证和记账凭证的结合，即联合凭证。原始凭证和记账凭证虽然存在着密切的联系，但在完成会计任务中，又有着明确的分工，各自担负着不同的使命。同时，两者在格式、内容、作用、填制和审核等方面都存在着各自的特点，因此，又有必要对它们分别加以阐述。

6.2原始凭证

（1）原始凭证的概念

原始凭证，又称原始单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录、证明经济业务已经发生或完成的原始证据，是进行会计核算的原始资料。原始凭证记载着大量的经济信息，又是证明经济业务发生的初始文件，与记账凭证相比较，具有较强的法律效力，所以它是一种很重要的凭证。

（2）原始凭证分类

原始凭证按其形成，分为以下几种：

[1]外来原始凭证

外来原始凭证是指同外部单位发生经济往来关系时从外部单位取得的原始凭证，如购货时取得的发票、付款时所取得的收据等。

[2]自制原始凭证

自制原始凭证是指由本单位内部经办经济业务的部门或人员，在办理经济业务时所填制的凭证，如商品入库时，由仓库保管人员填制的入库单；商品销售时，由业务部门开出的提货单等。

除上列原始凭证外，企业实际工作中还有许多其他凭证，由于篇幅关系，在此不能一一列举企业的自制原始凭证可以按其内容分为以下几类：

一次性凭证。在自制的原始凭证中，大部分凭证的填制手续是一次完成的，已填列的凭证不能再重复使用，这类自制原始凭证称为一次性凭证。

累计凭证。在一些特定单位，为了连续反映某一时期内不断重复发生而分次进行的特定业务，需要在一张凭证中连续、累计填列该项特定业务的具体情况，这种凭证称为累计凭证如限额领料单。限额领料单中标明了某种材料在规定期限内的领用额度，用料单位每次领料及退料，都要由经办人员在限额领料单上逐笔记录、签章，并结出限额结余。使用这种凭证，既可以做到对领用材料的事前控制，又可减少凭证填制的手续。但因这种凭证要反复使用，必须严格规范凭证的保管制度和材料收发手续。

记账编制凭证。在企业自制的各种原始凭证中，一般都是以实际发生或完成的经济业务为依据，由经办人员填制并签章，但有些自制原始凭证，则是由会计人员根据已经入账的结果，对某些特定事项进行归类、整理而编制的，这种根据账簿记录而填制的原始凭证，称为记账编制凭证，如月末确定已销商品成本时根据库存商品账簿记录所编制的成本计算表；

月末计算产品生产成本时所编制的制造费用分配表以及月末所编制的利润分配计算表等汇总原始凭证。实际工作中，为了集中反映某项经济业务的总括情况，并简化记账凭证的填制工作，往往将一定时期内若干记录同类性质经济业务的原始凭证汇总编制成一张原始凭证，这种凭证称为汇总原始凭证。如收货汇总表、商品销货汇总表、发出材料汇总表等。

汇总原始凭证所汇总的内容，只能是同类经济业务，即：将反映同类经济业务的各原始凭证汇总编制一张汇总原始凭证，不能汇总两类或两类以上的经济业务。汇总原始凭证也属于原始凭证的范畴。

（3）原始凭证基本要素

在会计实务中，由于各种经济业务的内容和经营管理的要求不同，原始凭证的名称、格式和内容多种多样，其填制与审核的具体内容也会因此而多种多样。为了满足经营管理的需要，自制原始凭证备有补充的内容；为了便于使用原始凭证，有关部门制定了统一的凭证格式，如银行结算凭证、增值税专用发票等。但是，原始凭证作为反映经济业务已经发生或已经完成的原始证据，必须反映经济业务发生或完成的情况，并明确有关经济人的责任，所以各种原始凭证都必须具备一些基本内容，具有一些基本要素，这些基本要素主要包括以下七个方面：

[1]凭证的名称。

标明原始凭证所记录业务内容的种类，反映原始凭证的用途，如“发货票”、“入库单”等。

[2]填制凭证的日期。

填制原始凭证的日期一般是业务发生或完成的日期。如果在业务发生或完成时，因各种原因未能及时填制原始凭证的，应以实际填制日期为准。销售商品、产品时未能及时开出发货票的，补开发货票的日期应为实际填制时的日期。

[3]填制凭证单位或填制人姓名。

[4]经办人员的签名和盖章。

经办人员签名盖章是为了通过该项内容明确经济责任。

[5]接受凭证单位的名称。

将接受凭证单位与填制凭证单位或填制人相联系，标明经济业务的来龙去脉。

[6]经济业务内容。

经济业务内容主要是表明经济业务的项目、名称及有关的附注说明。

[7]数量、单价和金额。

主要表明经济业务的计量。这是原始凭证的核心。

（4）原始凭证的填制

填制原始凭证要由填制人员将各项原始凭证要素按规定方法填写齐全，办妥签章手续，明确经济责任。

原始凭证的填制有三种形式，一是根据实际发生或完成的经济业务，由经办人员直接填列，如“入库单”、“出库单”等；二是根据已经入账的有关经济业务，由会计人员利用账簿资料进行加工整理填列，如各种记账编制凭证；三是根据若干张反映同类经济业务的原始凭证定期汇总，填列汇总原始凭证。

原始凭证的种类不同，其具体填制方法和填制要求也不尽一致，但就原始凭证应反映经济业务、明确经济责任而言，原始凭证的填制有其一般要求。为了确保会计核算资料的真实、正确并及时反映，应按下列要求填制原始凭证：

[1]符合实际情况。

凭证填制的内容、数字等，必须根据实际情况填列，确保原始凭证所反映的经济业务真实可靠，符合实际情况。从外单位取得的原始凭证如有遗失，应取得原签发单位盖有账务章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，经单位负责人批准后，可代作原始凭证。对于确实无法取得证明的，如火车票、轮船票、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位负责人批准后，可代作原始凭证。

[2]明确经济责任。

填制的原始凭证必须由经办人员和部门签章。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的财务章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章。自制原始凭证必须有经办单位负责人或其指定人员的签名或盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位财务章。

[3]填写内容齐全。

原始凭证的各项内容，必须详尽地填写齐全，不得遗漏，而且凭证的各项内容，必须符合内部牵制原则。凡是填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符；购买实物的原始凭证，必须有验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为登记账簿的依据；一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，并连续编号，作废时应加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。发生销货退回时，除填制退货发票外，退款时必须取得对方的收款收据或汇款银行的汇出凭证，不得以退货发票代替收据。职工外出借款收据，必须附在记账凭证上，收回借款时，应另开收据或退还借据副本，不得退还原借款收据。

经有关部门批准办理的某些特殊业务，应将批准的文件作为原始凭证的附件，若批准文件需要单独归档，应在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。

（5）原始凭证的审核

只有经过审核无误的凭证，才能作为记账的依据，为了正确反映并监督各项经济业务，会计部门的经办人员必须严格审核各项原始凭证，以确保会计核算资料的真实、合法、准确。原始凭证的审核，主要包括以下四个方面的内容：